E-mail 2.0: Vi har brug for mere

Med alle distraheret af de forskellige skinnende teknologiske objekter derude (Twitter, Facebook og så videre), har vi forsømt vores loyale – om end lidt rustne – ven: simpel e-mail.

E-mail, som vi kender det i dag, blev udviklet i begyndelsen af ​​1980'erne, et derivat af kode fra ARPANET lavet ti år tidligere. Det gik gennem en håndfuld iterationer, og i dag er det meste af internettet afhængig af en solid lille performer kaldet sendmail. Sendmail er overraskende nok et ganske simpelt og lille program. Den sidder på millioner af Unix-servere rundt om i verden for at sende e-mails frem og tilbage.

Sendmail er et fantastisk program. Men den er gammel. Det er stadig for det meste det samme program, det begyndte som. Det er ikke godt.

I mellemtiden har kommercielle e-mail-systemer, som Microsofts Exchange eller Novells Groupwise, udfyldt funktionalitetshullet og tilføjet nye funktioner, der gør elektronisk kommunikation langt mere effektiv. Og alligevel slår vi os stadig sammen med den trætte gamle sendmail. E-mail bør gøre mere, end den gør. Og der er ingen grund til, at vi ikke kan starte nu.

Tilbagetrækning af e-mails

Alle, der læser denne artikel, har haft denne oplevelse: Du skriver en e-mail, måske lidt varm i hovedet, og trykker på Send-knappen. Det vil lære ham, tror du. Der går en time. Du er klar over, at du måske alligevel ikke burde have kaldt din chef en svinehovedet. Heldigt for dig, han er ikke tilbage på kontoret før i morgen. Hvis din besked blev sendt som en post-it-seddel, kunne du gå ind på hans kontor og smide den væk. Ikke sådan med e-mail. Udover at bryde ind på hans kontor, ville du bedst bruge din tid på at tænke på grublestrategier.

Kommercielle e-mail-systemer som Exchange har været i stand til at trække e-mails tilbage i årevis. Du skal bare spore din Kære douchebag-e-mail i dine sendte varer og klikke på knappen Tilbagekald e-mail. Færdig. Gmail har et lidt anderledes syn på det - du kan sende e-mailen fra din computer, men Gmail holder på den i op til 10 sekunder, før den rent faktisk sender den med (du skal slå denne mulighed til i Indstillinger / Labs).

Men langt de fleste e-mailbrugere burde have denne form for funktionalitet.

Nok med de endeløse citater

En e-mail i min indbakke indeholder to sætninger. Og ti skærme fyldt med den tidligere samtale. Gmail kan skjule denne samtale, men den bliver stadig sendt via servere over hele verden. Jeg vil vove et væddemål på, at 85 % af e-mailtrafikken på internettet faktisk er denne tilbage samtale. Dette kan have været en fantastisk funktion at have i begyndelsen af ​​80'erne, da e-mail-klienter ikke rigtig eksisterede, som vi kender dem nu, men det er bare dumt i disse dage. Vi har allerede tilbage-samtalen, fordi vi har været i den. Vi har brug for en Vis mig denne samtales historie-knap, der konstruerer samtaleflowet ud fra vores optegnelser.

Vedhæftede filer

E-mail 2.0 bør ikke tillade nogen at sende vedhæftede filer. Du læste rigtigt. E-mails er en elendig distributionsmetode til at sende store binære filer.

Enhver, der har brugt en online upload-tjeneste, som drop.io, kan se, hvor det skal gå. I stedet for at vedhæfte en videofil (eller hvad som helst) til en e-mail, hvor den fil bogstaveligt talt rejser med e-mailen på vej til dens modtager, bør knappen Vedhæftet fil i stedet placere den fil på et af disse systemer.

Dette har en række fordele. Da vedhæftede filer vil leve andre steder, kan disse vedhæftede hostingtjenester tilføje mere værdi. Filkonverteringer kan ske med det samme. Send en Word DOC-fil, og jeg kan downloade den som et Apple Pages-dokument, PDF, e-bogslæser eller hvad jeg vil. Ikke mere, jeg kan ikke åbne denne fil! Kan du eksportere det som bla bla og sende det igen?

Vi ville også have mere kontrol over sikkerheden af ​​den vedhæftede fil. Vedhæftede filer kan selvdestruere, efter de er blevet downloadet. Eller du kan indstille dem til kun at blive downloadet fra et bestemt IP-område (f.eks. inden for din virksomhed). På den måde, selvom nogen stjæler din bærbare computer og kommer ind i din e-mail, vil de ikke være i stand til at få adgang til vigtige filer, der blev sendt til dig.

Handlingsorienterede e-mails

Dette er en almindelig arbejdsgang for mig:

1. Send vigtig e-mail, som jeg skal have svar på.
2. Glem det med det samme.

E-mail skal give en påmindelsestjeneste, der valgfrit er knyttet til en bestemt dato. Hvis jeg sender en e-mail til min agent, og jeg har brug for at høre fra hende inden fredag, er den eneste måde, jeg kan være sikker på, at jeg vil holde denne e-mail aktiv på, ved at skrive en note i RememberTheMilk.com eller skrive en påmindelse til mig selv.

Dette skal indbygges direkte i e-mail. Når du sender en e-mail, bør du være i stand til at indstille en dato, hvor du vil have e-mailen til at boble tilbage fra dine sendte varer, hvis du ikke har hørt tilbage fra personen i den anden ende. Når du hører tilbage fra dem, ville en simpel Luk denne tråd ELLER Indstil en ny boble-op-dato-prompt gøre mig langt mere effektiv.

Gootodo.com hævder at tilbyde denne form for funktionalitet - bcc'ing 4D@gootodo.com vil få tjenesten til at sende dig e-mailen tilbage fire dage (4D) senere. Det er rudimentært og øh, det ser ikke ud til at virke. I hvert fald når jeg har prøvet.

Hvilke e-mail-funktioner ønsker DU eksisterede?

Om forfatteren: Tod Maffin er en senior social mediastrateg og tankeleder inden for områderne sociale medier ROI og rekruttering, ledelse og undervisning, Generation Y/Millennials. Hans informationsrige, sjove og hurtige keynote-præsentationer holder ham i høj efterspørgsel på mere end 40 store konferencer rundt om i verden hvert år. Mere kl http://todmaffin.com | Twitter | Facebook